RIMBORSO SPESE PER TRASFERTA: LE MODIFICHE APPORTATE DALLA LEGGE DI BILANCIO 2025.
A partire dal 1° gennaio 2025, entrano in vigore nuove disposizioni fiscali che impongono l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per la deducibilità delle spese di trasferta sostenute da lavoratori dipendenti e autonomi.
Le misure, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) e dal Decreto Legislativo n. 192/2024 di riforma IRPEF-IRES, mirano a contrastare l’evasione fiscale e richiedono che, a partire dall’anno fiscale 2025, i dipendenti che si sposteranno per trasferte o missioni, sia all’interno che all’esterno del comune in cui si trova il loro luogo di lavoro, potranno escludere dal reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (comprese quelle sostenute per servizi di taxi e n.c.c.), rimborsate dal datore di lavoro, se i pagamenti saranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari.
Di conseguenza, non basterà più compilare semplici moduli forniti dall’azienda per giustificare le spese: sarà indispensabile dimostrare la tracciabilità di ogni pagamento effettuato.
Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore.
Specularmente l’art. 1, c. 81, L. 207/2024, modificando anche l’art. 54 (già novellato dall’art. 5 D.Lgs. 192/2024) e 95 del T.U.I.R. in tema di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro, prevede, inoltre, che dal 1° gennaio 2025 la suddetta tracciabilità dei suddetti rimborsi di spese di vitto alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea sia dirimente ai fini della deducibilità del costo per il sostituto d’imposta erogante, anche laddove si qualifichino come spese di rappresentanza.
La disciplina vigente dal 1° gennaio 2025 può come di seguito essere sintetizzata:
Rimborso spese per trasferta nel comune della sede di lavoro (art. 51, c. 5, TUIR)
Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale (con riferimento alla sede di lavoro o domicilio del lavoratore se trattasi di trasfertista) concorrono interamente a formare il reddito per il dipendente/collaboratore, ad eccezione dei rimborsi delle spese di viaggio e trasporto con autoservizi di linea (bus, treno, aereo, nave, ecc) comprovate e documentate e delle spese di viaggio e trasporto con autoservizi non di linea (taxi e n.c.c.) attestate con pagamento tracciato.
| Imponibilità dipendente/collaboratore | Deducibilità datore/committente | |
| Rimborso analitico delle spese di viaggio e trasporto con autoservizi non di linea | Non concorrono a formare il reddito purché sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, come previsto dalla modifica apportata all’art. 51 c. 5 TUIR dall’art. 1 c. 81 lett. a) della L. 207/2024 (Legge Bilancio 2025). | Sono deducibili purché sostenute dal dipendente/collaboratore con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, come previsto dalla modifica agli artt. 54 e 95 TUIR apportata dall’art. 1 c. 81 lett. b) e c) della L. 207/2024 (Legge Bilancio 2025). |
| Rimborso analitico delle spese di viaggio e trasporto con autoservizi di linea | Non concorrono a formare il reddito se comprovate e documentate. | Sono deducibili se comprovabile e documentabile la loro inerenza alla prestazione lavorativa. |
| Rimborso delle spese vitto e alloggio | Le somme concorrono sempre a formare il reddito del dipendente o del collaboratore, assumendo natura retributiva. | Sono deducibili come spese alberghiere (non come prestazioni di lavoro), limitatamente al 75% dell’importo rimborsato (art. 109 c. 5 TUIR), e con l’ulteriore limite massimo del 2% dei compensi percepiti nell’anno d’imposta per i sostituti lavoratori autonomi (novellato art. 54- septies c.1 TUIR), purché eseguite con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, come previsto dalla modifica agli artt. 54 e 95 TUIR apportata dall’art. 1 c. 81 lett. b) e c) della L. 207/2024 (Legge Bilancio 2025). Se le spese non sono direttamente afferenti alla prestazione lavorativa e si qualificano come spese di rappresentanza sono deducibili nei limiti seguenti: lavoratori autonomi (art. 54- septies c. 2 TUIR e modifiche di cui all’art.1 c. 81 lett. b) L. 207/2024.): se sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, nel massimale dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta; imprese (art. 108 c. 2 TUIR come modificato dall’art.1 c. 81 lett. d) L. 207/2024): se sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, con i seguenti massimali: a. all’1,5% dei ricavi e altri proventi fino a € 10 milioni; b. allo 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente € 10 milioni e fino a € 50 milioni; c. allo 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente € 50 milioni. |
| Rimborso delle spese per utilizzo auto propria | Si, come ordinario costo per prestazione di lavoro. | |
| Rimborso forfettario e altre spese documentate | Si, come ordinario costo per prestazione di lavoro. |
Rimborso spese per trasferta fuori dal comune della sede di lavoro art. 51, c. 5, TUIR
Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte fuori dal territorio comunale (con riferimento alla sede di lavoro o domicilio del lavoratore se trattasi di trasfertista) sono rimborsabili secondo uno dei seguenti criteri, alternativi tra di loro e non cumulabili nell’ambito della medesima trasferta:
- Rimborso analitico delle spese
- Rimborso forfettario (indennità di trasferta)
- Rimborso misto (indennità di trasferta + rimborso analitico pasti e soggiorno)
| Imponibilità dipendente/collaboratore | Deducibilità datore/committente | |
| Rimborso analitico delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi non di linea | Le spese di vitto e alloggio, e quelle di viaggio e di trasporto con autoservizi non di linea, non concorrono a formare il reddito, senza alcun limite di importo purché sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, come previsto dalla modifica apportata all’art. 51 c. 5 TUIR dall’art. 1 c. 81 lett. a) della L. 207/2024 (Legge Bilancio 2025) | Le spese di vitto e alloggio, e quelle di viaggio e di trasporto con autoservizi non di linea sono integralmente deducibili, purché eseguite con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, come previsto dalla modifica agli artt. 54 e 95 TUIR apportata dall’art. 1 c. 81 lett. b) e c) della L. 207/2024 (Legge Bilancio 2025). La deducibilità dei rimborsi di vitto e alloggio sconta il limite massimo previsto dall’art. 95 c. 3 primo periodo TUIR (applicabile sia ai datori di lavoro esercenti arti e professioni che imprese già dal periodo d’imposta 2024), pari ad un ammontare giornaliero non superiore a euro 180,76, elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se le spese non sono direttamente afferenti alla prestazione lavorativa e si qualificano come spese di rappresentanza sono deducibili nei limiti seguenti: lavoratori autonomi (art. 54- septies c. 2 TUIR e modifiche di cui all’art.1 c. 81 lett. b) L. 207/2024.): se sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, nel massimale dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta; imprese (art. 108 c. 2 TUIR come modificato dall’art.1 c. 81 lett. d) L. 207/2024): se sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, con i seguenti massimali: a. all’1,55 dei ricavi e altri proventi fino a € 10 milioni; b. allo 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente € 10 milioni e fino a € 50 milioni; c. allo 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente € 50 milioni. |
| Rimborso analitico delle spese di viaggio e trasporto con autoservizi di linea | Non concorrono a formare il reddito se comprovate e documentate | Sono deducibili se comprovabile e documentabile la loro inerenza alla prestazione lavorativa |
| Rimborso analitico delle spese (altre spese) | Il rimborso delle spese diverse da vitto, alloggio, viaggio e trasporto (esempio telefono o parcheggio) anche non documentabili, purché inerenti alla prestazione di lavoro, non concorre a formare reddito fino ad un importo giornaliero di € 15,49, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero | Sì, come spese per prestazioni di lavoro, fino ad un importo giornaliero di € 15,49, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero e purché inerenti alla prestazione lavorativa |
| Rimborso forfettario utilizzo auto propria (indennità chilometrica) | Non concorre a determinare reddito imponibile se calcolate sulla base dei costi chilometrici di cui alle tabelle ACI e sono inerenti allo svolgimento della prestazione lavorativa | Ai sensi dell’ultimo periodo dell’art. 95 c. 3 del TUIR (applicabile sia ai datori di lavoro esercenti arti e professioni che imprese), sono deducibili purché corrisposte in relazione ad autovettura di max 17 CF benzina / 20 CF diesel |
| Rimborso forfettario (indennità trasferta) | Non concorrono a formare reddito per il dipendente/collaboratore entro il limite giornaliero di € 46,48 (trasferta nazionale) e di € 77,47 (trasferta estera); l’eventuale (sola) eccedenza costituisce reddito imponibile. Sono pienamente cumulabili con il rimborso analitico delle spese di viaggio e di trasporto (tracciate se con autoservizi non di linea) o dell’indennità chilometrica. Sono parzialmente cumulabili con il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio sostenute con metodi che assicurano la tracciabilità del pagamento, (vedi disciplina del rimborso misto). Non sono cumulabili con il rimborso di tutte le altre tipologie di spese, anche se analiticamente documentate, corrisposte in aggiunta all’indennità di trasferta, che assumono natura di reddito di lavoro imponibile. | Sono deducibili come spese per prestazioni di lavoro, purché inerenti con la prestazione lavorativa. (art. 95 c. 4 TUIR) Le imprese autorizzate all’autotrasporto di merci, in luogo della deduzione, anche analitica, delle spese sostenute in relazione alle trasferte effettuate dal proprio dipendente fuori del territorio comunale, possono dedurre un importo (forfettizzato) pari a € 59,65 al giorno, elevate a euro 95,80 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto |
| Rimborso misto | Laddove vengano analiticamente e separatamente rimborsate le spese di vitto e/o alloggio (sostenute nelle modalità che ne assicurano tracciabilità del pagamento), la soglia di non imponibilità viene diminuita di 1/3 con il rimborso delle spese di vitto o quelle di alloggio (quindi, € 30,99 al giorno per le trasferte nazionali ed € 51,65 al giorno per quelle estere) ovvero di 2/3 se vi è il rimborso delle spese sia di vitto che di alloggio (quindi € 15,49 al giorno per trasferte nazionali e € 25,82 al giorno per quelle estere). Sono pienamente cumulabili con il rimborso analitico delle spese di viaggio e di trasporto (sostenute nelle modalità che ne assicurano tracciabilità del pagamento se relative ad autoservizi non di linea) o con indennità chilometrica. Non sono cumulabili con il rimborso di tutte le altre tipologie di spese, anche se analiticamente documentate, corrisposte in aggiunta all’indennità di trasferta, che assumono natura di reddito di lavoro imponibile | L’indennità forfettaria è deducibile come spese per prestazioni di lavoro, purché inerente con la prestazione lavorativa. La deducibilità delle spese di vitto e alloggio rimborsate analiticamente sconta la disciplina del rimborso analitico (vedi precedente) |
Cosa ci dice il Dottor Zulli in merito?
La giustificazione fornita dal legislatore a questa ennesima incombenza e burocratizzazione delle spese di trasferta dei collaboratori, è stata quella di dover combattere forme di evasione fiscale. C’è da chiedersi quanto plausibile sia questa motivazione, sia in relazione all’entità del fenomeno, sia in ordine ad un contesto, quello lavorativo, che non trova pace e tregua in tema di semplificazione amministrativa.
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